[Planning, Organizing, Actuating, Controlling]
Dalam sebuah organisasi, administrasi yaitu suatu hal yang terperinci tak terpisahkan sebab sebuah organisasi tanpa adanya proses planning, organizing, actuating, controlling maka akan mengalami kesulitan dalam proses pelaksanaan tugas. Prinsip administrasi ini banyak dipakai oleh organisasi untuk memajukan dan mengelola organisasi.
Prinsip Umum Manajemen Proyek :
George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).
* Planning (Perencanaan)
* Organizing (Pengorganisasian)
* Actuating (Penggerakan)
* Controling (Pengendalian)
A. Planning (Perencanaan)
Planning yaitu proses yang secara sistematis mempersiapkan acara guna mencapai tujuan dan target tertentu. Kegiatan diartikan sebagai acara yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus memiliki konsep planning” yang sempurna untuk mencapai tujuan sesuai dengan kiprah dan tanggung jawab masing-masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :
> Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
> Cara mencapai tujuan dan target dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
> Penerjemahan planning kedalam program-program acara yang kongkrit.
> Penetapan jangka waktu yang sanggup disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.
B. Organizing (Pengorganisasian)
Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu acara yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diharapkan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :
> menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
> membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
> mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.
Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan prosedur kekerabatan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi sanggup dilakukan melalui prosedur :
> koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando).
> koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level). dan
> koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).
C. Actuating (Penggerakan)
Actuating diartikan sebagai fungsi administrasi untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi semoga melaksanakan acara yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diharapkan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memperlihatkan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara tolong-menolong memperlihatkan donasi dalam menyukseskan administrasi proyek mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan.
Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:
> Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
> Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibentuk dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, sampai sanggup dilaksanakan dengan sempurna oleh pegawainya.
> Perlu ada ajaran kerja yang jelas, singkat, gampang difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
> Lakukan praktek partisipasi dalam administrasi guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, sampai setiap pegawai sanggup difungsikan sepenuhnya sebagai potongan dari organisasi.
> Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap kawasan bekerja yang diikutinya.
> Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, semoga sanggup memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga sanggup dijadikan materi pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.
> Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memperlihatkan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh sebab pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi jikalau dicari-cari semoga bisa memperlihatkan dalih pembenaran atas keputusannya.
> Jangan berbuat sesuatu yang menjadikan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.
> Pimpinan sanggup melaksanakan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
> Perlu melaksanakan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang dihentikan mematikan kreativitas pegawai.
D. Controlling (Pengendalian)
Controlling diartikan sebagai acara guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam administrasi proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melaksanakan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melaksanakan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian target sebagaimana direncanakan sanggup dipenuhi.
Ruang lingkup acara controlling meliputi pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain yaitu :
> Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.
> Seluruh sumber-sumber daya yang dipakai (manusia, uang , peralatan, bahan.
> Prosedur dan cara kerjanya.
> Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.
Controlling harus bersifat obyektif dan harus sanggup menemukan fakta-fakta wacana pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan aneka macam faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya yaitu memperbandingkan antara planning dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.
