Perlukah Media Sosial Diblokir Di Tempat Kerja-Masih ingat dengan Friendster? Ya, situs media umum yang sangat terkenal hampir lebih dari satu dekade yang kemudian di Indonesia dan di dunia. Percaya atau tidak, alasannya yaitu sangat nge-trendnya friendster waktu sampai yang biasanya jarang memakai internet, sanggup menjadi berinternet ria. atau yang semula gaptek (Gagap Teknologi) menjadi ingin berguru internet alasannya yaitu sangat ingin bergabung dengan situs tersebut.
Sejak fenomena media umum muncul, banyak kantor yang pribadi melarang/memblokir situs media umum pada jaringan kantor. Dan percayakah sobat bahwa sehabis lebih dari satu dekade masih ada kantor yang masih kaku ibarat itu pada ketika ini?
Pada masa itu, dimana penetrasi jaringan internet tidak sesubur ibarat kini ini, ketika kantor melarang pegawainya untuk mengakses facebook ketika jam makan siang atau nge0tweet (Istilah yang dipakai untuk mengakses twitter) ketika sedang rehat atau minum kopi, mereka akan mencari cara untuk melaksanakan itu atau mencari kantor dengan peraturan yang lebih longgar.
Orang ketika ini tumbuh dengan jalan masuk internet dan merek amengharapkan hal yang sama ditempat kerja mereka. Makara ketika masih ada kantor yang masih kaku ibarat satu dekade yang kemudian dengan pribadi melarang/memblokir situs media online, maka sanggup dibilang itu yaitu tindakan yang sia-sia.
Mengapa kita katakan demikian? Karena toh para pegawai sanggup melakukannya dari smartphone mereka. Perkembangan ponsel ditambah semakin menjamur dan murahnya paket data yang ditawarkan provider, menciptakan koneksi internet berada diujung jari.
Dari segi ekonomi, tindakan melarang/memblokir tersebut sanggup dibilang merupakan tindakan yang kurang efisien. Mengapa? Buat apa suatu kantor membangun atau membayar koneksi internet sekian rupiah per bulan bila tidak sanggup dimanfaatkan sepenuhnya oleh semua pegawai yang ada disitu.
dari segi interaksi antar pegawai, tindakan melarang atau memblokir tersebut sanggup menimbulkan kecemburuan. Karena hanya potongan IT atau orang-orang tertentu yang bersahabat dengan potongan IT yang sanggup mengakses semua. Apakah kekhawatiran dampak negatif dari media umum hanya terjadi pada para pegawai potongan HRD, manajemen atau legal saja contohnya sehingga mereka tidak diperbolehkan mengakses media sosial?
Media sosial berkembang pesat sebagai salah satu cara utama orang berkomunikasi. Sebuah studi yang pernah dilakukan Proskaeur membuktikan hampir 90% perusahaan memakai media umum untuk mempromosikan organisasi untuk klien luar dan pelanggan, serta meningkatkan komunikasi internal antar karyawan dan jajaran direksi. Bahkan sebuah survey dari CareerBuilder menemukan 39% dari perusahaan memakai media umum untuk penelitian calon karyawan selama proses perekrutan.
Seiring dengan masuknya genereasi gres didunia kerja, kantor-kantor menghadapi dilema. Mengunci situs media umum dan berurusan dnegan pegawai yang tidak puas, atau menawarkan jalan masuk yang tidak terbatas dan kurangnya produktifitas.
Namun masalahnya bukan hitam dan putih. Sebagai media komunikasi, mungkin ada manfaat yang sanggup diambil dari media umum untuk membuatkan relasi kerja. Kantor perlu mengikuti keadaan dan membuatkan taktik dan kebijakan yang mempertimbangkan resiko dan manfaat.
Memang memberi jalan masuk tidak terbatas ke situs media umum sanggup membebani pengeluaran kantor, tapi perlu dipertimbangkan bahwa banyak kantor yang mendapat manfaat dari situs media sosial.
Situs media umum bila dipakai secara sempurna sanggup menjadi alat kerja yang efektif. Dengan membiarkan para pegawai terlibat dalam suatu komunitas maka reputasi kantor sanggup meningkat dan mendatangkan lebih banyak pekerja selama dilakukan dengan benar.
Oleh alasannya yaitu itu banyak kantor besar, terutama yang bergerak dalam bidang teknologi informasi, mendorong para pegawainya untuk blogging, nge-tweet dan bergabung ke forum-forum dan situs media umum pada jam kerja.
Sisi negatif mengakses internet ditempat kerja.
- Berkurangnya produktifitas.
Berkurangnya produktifias yaitu alasan yang paling umum yang dilontarkan pihak managemen untuk memblokir jalan masuk ke situs media sosial. Seperti yang pernah diberitakan BBC News, Dewan Kota Portmouth di Inggris melarang jalan masuk ke Facebook, Twitter, dan sejenisnya sehabis menemukan bahwa para pegawai menghabiskan hampir 400 jam sebulan di Facebook. Ini membuktikan banyak honor terbuang, dan menciptakan wajib pajak marah. Demi alasan keamanan nasional, Korp Marinir AS juga menciptakan keputusan yang sama sehubungan dengan facebook.
Dari beberapa pegawai yang diwawancarai Nuclues Research ditemukan bahwa dari 77% pegawai yang mempunyai account facebook, 61% mengunjunginya selagi ditempat kerja selama rata-rata 15 menit perhari, yang menjadikan berkurangnya produktifitas 1,47% dari seluruh populasi pegawai.
Meskipun kita tidak sanggup memastikan apakah kelompok studi ini benar-benar representatif alasannya yaitu hanya berisi 237 pegawai, faktanya membuktikan bahwa orang sanggup dengan gampang terpengaruhi oleh media umum dan membuang banyak waktu kerja.
- Malware, Pencurian identitas dan kebocoran data.
Situs media umum sanggup menjadi "Kendaraan" pengirim malware dan spyware yang rahasia ditanamkan pelaku kejahatan online. Program-program berbahaya ini sanggup menyebar ke seluruh jaringan internat kantor dan pada akibatnya mendatangkan malapetaka bagi kantor. Dengan menghancurkan atau menonaktifkan sistem dan data yang diperlukan pegawai melaksanakan pekerjaan mereka, malwar edapat memberi dampak yang luar biasa terhadap produktifitas disamping "Membuang-buang waktu" potongan IT.
Malware dan spyware juga sanggup membombardir jaringan internal dengan spam, serangan phising, dan mencuri nama user dan password. Selain itu, waktu yang diperlukan potongan IT untuk melawan malware dan serangan spyware sanggup sangat mahal.
- Membahayakan rahasia kantor.
Para pelaku kejahatan online sering kali tidak perlu spyware canggih untuk mendapat informasi rahasia kantor. Para pengguna media umum yang naif sering kali lebih terbuka ihwal informasi pribadi atau rahasia disitus media sosial. Meskipun pengguna facebook sanggup membatasi halaman mereka ke sejumlah "teman-teman" saja, tapi banyak pengguna yang membuka profil merek ake publik dan berteman dengan orang yang tidak dikenal, termasuk "Kolega" tidak dikenal yang mengaku potongan dari kantor yang sama (terutama dikantor besar, dimana kita tidak sanggup mengenal semuanya).
- Konsumsi bandwidth.
Video, media streaming lainnya dan download lain dari situs media umum ibarat youtube, myspace, flicker dan instagram sanggup mengkonsumsi sejumlah besar bandwidth. Ketika pegawai sibuk men-download video, aplikasi bisnis sanggup menjadi sangat lambat. Jika kantor tidak membatasi jalan masuk ke situs-situs tersebut, mereka akan mengalami penurunan.
Manfaat media umum ditempat kerja.
Dari beberapa hal yang telah disebutkan sebelumnya, mungkin sobat bertanya-tanya mengapa ada menagemen yang mengizinkan pegawainya mengakses situs media umum ditempat kerja. Mengapa tidak memblokir situs sepenuhnya? Namun managemen harus berfikir dua kalijika hendak melarang media umum secara mutlak. Pada tingkat tertentu dan bila dipakai secara tepat, media umum sanggup menguntungkan kantor, dan penggunaan tool web filtering sanggup membantu kantor mengambil laba tersebut dan mengurangi resikonya.
generasi kini tumbuh tidak hanya di internet, tapi juga teknologi mobile ibarat sms, chatting, blogging, media sharing dan kini media sosial. Makara memberi larangan keras sama saja dengan memotong cara komunikasi yang mengakar berpengaruh pada gaya hidup sekarang. Larangan tersebut sanggup mengakibatkan putus asa dan kebencian pegawai, dan juga mungkin menjauhkan mereka dari daerah dimana mereka sanggup melaksanakan pekerjaan merek adengan baik. calon pegawai yang mempunyai keahlian akan mempertimbangkan larangan tersebut pada daat menentukan pekerjaan.
Survey yang pernah dilakukan Diacon melaporkan bahwa 16% responden menyampaikan kebijakan internet kantor akan mensugesti keputusan mereka untuk bergabung dengan kantor tersebut, dan persentase ini niscaya akan meningkat seiring dengan banyaknya orang muda yang membanjiri lapangan kerja.
Jika managemen ingin menarik individu terbaik, merek aharus diperhatikan. Managemen juga harus ingat bahwa dengan memblokir situs media umum favorit mereka, mereka mungkin akan meminta pegawai yang lain yang punya keahlian (atau mendekati potongan IT) untuk memberitahu cara mengakali larang tersbut, contohnya melalui proxy anonim.
Beberapa penelitian membuktikan bahwa penggunaan situs media umum sanggup meningkatkan produktifias. Dynamic Market pernah melaksanakan survey di eropa terhadap 2.000 orang, dan 65% menyatakan bahwa media umum ditempat kerja menciptakan mereka lebih produktif, dan 45% menyampaikan telah memicu kreatifitas.
Selain itu, media umum membantu pegawai tetap terhubung dengan teman-teman sekolah dan kampus yang kini mempunyai karier diberbagai industri yang sanggup menjadi kawan berharga atau pelanggan.
Aturan dan sanksi.
Kantor harus menyatan dnegan terang jenis informasi yang sanggup dipublikasikan pada situs media sosial, apa yang rahasia, apa yang sanggup dikatakan mengenai kantor, situs mana yang sanggup dikunjungi pegawai, dan kapan merek abisa melakukannya (MIsalnya ketika makan siang atau waktu istirahat lainnya).
Membatasi media umum pada waktu tertentu dan potongan tertentu secara otomatis mengatasi duduk kasus bandwidth dengan mengurangi waktu yang dihabsikan dan jumlah orang yang mengakses situs. Namun yang sama pentingnya dengan kebijakan itu sendiri yaitu janji managemen utnuk menegakkan kebijakan. Pada kasus ekstrim, terkadang hal ini sanggup berarti pemutusa nhubungan kerja, terutama bila pekerja telah diperingatkan sebelumnya, melanggar aturan diinternet, atau melalui jalan belakang, contohnya melalui proxy anonim. Jika pegawai tidak diberi hukuman ketika melangar, mereka tidak akan menganggap kebijakan secara serius.
Web Filtering.
Yang terakhir kantor harus berinvestasi pada sistem web filtering yang akan membatu penerapan aturan seselektif mungkin, serta melindungi jaringan internal kantor dari malware. Dengan menggabungkan sosialisasi, aturan dan sanksi, dan web filtering, kantor sanggup mengambil laba dari media umum sekaligus melindungi diri dari menurunnya produktifitas, malware, pencurian identitas, kebocoran data dan terungkapnya rahasia kantor. Pegawai akan menjadi lebih senang, lebih produktif dan efektif, dan orang-orang muda berbakat lebih bersedia untuk bergabung dengan kantor. Ini yaitu solusi Win-Win bagai managemen maupun pegawai.
Sumber Majalah PC Media Tahun 2016