Pentingnya Komunikasi yang baik
Komunikasi yaitu suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain biar terjadi saling menghipnotis diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan memakai kata-kata yang sanggup dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, perilaku dan perasaan seseorang atau sekelompok orang sanggup dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat biar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam kekerabatan bilateral antar negara diharapkan juga komunikasi yang baik biar kekerabatan tersebut sanggup berjalan dengan baik dan lancar.
Dari kedua teladan di atas sanggup kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting dalam banyak sekali aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan menyerupai kekerabatan dosen dengan mahasiswa,dengan adanya komunikasi,maka kegiatan belajar- mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.
Proses Project Communications Management
Langkah berikutnya yaitu merencanakan administrasi komunikasi proyek. Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan planning berikutnya. Berikut ini langkah-langkah praktisnya :
1. Buat web untuk komunikasi proyek (buat sederhana saja, pake blog wordpress)
2. Buat template-template yang diharapkan untuk komunikasi proyek, contohnya : template gosip program rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll.
3. Buat planning komunikasi, contohnya : cara melaksanakan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll.
4. Melaksanakan planning komunikasi sesuai dengan yang direncanakan.
5. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.
Rencana komunikasi
Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya menyerupai penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang dipakai antara lain yaitu rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama yaitu formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik menyerupai handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua yaitu tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis sanggup berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis yaitu bentuk komunikasi yang pribadi dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga yaitu komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan isyarat menyerupai komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi menyerupai komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.
Isi planning Communications Management
Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antara lain :
Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
Orang yang bertanggung jawab untuk memperlihatkan informasi yang dimaksud
Orang yang harus mendapatkan informasi yang dimaksud
Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
Metoda untuk mendapatkan informasi, menyerupai memo, email, telepon, dsb
Metoda untuk memperbaharui planning administrasi komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
Metoda untuk menuntaskan kasus yang tidak sanggup diselesaikan di level bawah
Distribusi Informasi
Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang sempurna dengan format yang padat informasi
Manajer proyek dan tim proyek harus sanggup menetapkan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek
Isu penting dalam Distribusi Informasi:
Penggunaan teknologi
Cara formal atau informal
Penanganan informasi yang sangat penting biar sanggup didistribusikan dengan efektif dan sempurna waktu
Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
Teknik memberikan gosip “buruk”
Pengaturan jumlah jalur komunikasi
Pelaporan Performance
Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :
Status reports, yang berisi ihwal sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa usang waktu yang dibutuhkan untuk menuntaskan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)
Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menuntaskan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin
Peramalan, berisi citra kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak menurut apa yang sudah dikerjakan hingga titik tertentu saat proyek sudah berjalan ( Ingat EVM! )
Administrative Closure
Proyek atau fase, sehabis baik mencapai tujuan atau sedang tidak boleh untuk alasan lain, membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, klien, atau pelanggan. Ini meliputi pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus ditunda hingga penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar tertutup untuk memastikan bahwa penting dan informasi yang mempunyai kegunaan tidak hilang.
Mode penanganan konflik
Bila anda telah melaksanakan identifikasi dan pembagian terstruktur mengenai konflik yang terjadi serta imbas yang ditimbulkan, maka anda harus mempunyai langkah ataupun seni administrasi untuk mengatasi konflik tersebut. Jika anda belum mempunyai strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model penyelesaian konflik menurut pendapat Dr. William Hendricks, yang sanggup anda gunakan sesuai dengan kondisi konflik yang terjadi.
1. Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan (Integrating)
Individu yang menentukan model ini perlu melaksanakan tukar menukar informasi. Pada pendekatan ini diharapkan adanya harapan untuk mengamati perbedaan dan mencari solusi yang sanggup diterima oleh semua kelompok. Model penyelesaian konflik jenis ini secara tipikal diasosiasikan dengan pemecahan masalah, efektif bila isu konflik yaitu kompleks.
2. Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu (obliging)
Penyelesaian konflik model obliging menempatkan nilai yang tinggi untuk orang lain sementara dirinya sendiri dinilai rendah. Model ini sanggup anda gunakan sebagai seni administrasi yang sengaja dimunculkan untuk mengangkat atau menghargai orang lain, biar mereka merasa lebih baik dan bahagia terhadap isu konflik.
3. Model penyelesaian konflik dengan mendominasi (dominating).
Model dominating yaitu lawan dari model obliging, penekanannya pada diri sendiri. Di mana kewajiban bisa diabaikan oleh harapan pribadi, model mendominasi ini meremehkan kepentingan orang lain. Model ini yaitu seni administrasi yang efektif bila suatu keputusan yang cepat dibutuhkan atau bila dilema tersebut kurang penting.
4. Model penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding).
Para penghindar tidak menempatkan suatu nilai pada diri sendiri ataupun orang lain. Model ini yaitu seni administrasi menghindar dari persoalan. Penyelesaian konflik model ini mempunyai aspek negatif diantaranya menghindar dari tanggung jawab atau mengelak dari suatu isu.
5. Model penyelesaian konflik dengan kompromis (compromising).
Dalam model ini perhatian pada diri sendiri maupun orang lain berada dalam tingkatan yang sedang. Hal ini yaitu orientasi jalan tengah. Dalam model kompromi, setiap orang mempunyai sesuatu untuk diberikan dan siap mendapatkan sesuatu.
Menjalankan rapat dan memakai e-mail secara efektif.
Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melaksanakan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu.
Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara pribadi dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik. Lalu bagaimana caranya biar rapat sanggup terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil? Berikut ini yaitu cara biar rapat sanggup berjalan dengan efektif :
1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, alasannya yaitu sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi sanggup diselesaikan melalui diskusi singkat sambil kemudian saja. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.
2. Tetapkan tujuan atau sasaran rapat. Ini perlu untuk menciptakan rapat berjalan pada koridornya.
3. Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan acara pembicaraan. Jangan hingga waktu rapat jadi berlama-lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.
4. Siapkan acara atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar program rapat secara tertulis. Dalam acara itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat, nama peserta yang hadir, waktu dan kawasan lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.
5. Mulai dan akhiri rapat sempurna waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda. Jika ada peserta rapat yang tiba terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.
6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif bila menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.
7. Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada acara yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.
8. Peserta rapat mungkin mempunyai pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk sanggup mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat bila semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus sanggup mengakomodasi bunyi semua peserta rapat.
9. Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang
bisa bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.
10. Take a break. Kerumitan acara rapat menciptakan peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, biar sekembalinya mereka dari rehat, rapat sanggup dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.
11. Buat kesimpulan hasil simpulan rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk menciptakan catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta beberapa seni administrasi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.
12. Kembangkan planning tindak lanjut dan berikan penugasan atas seni administrasi yang telah ditetapkan.
13. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting biar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan sanggup memperbaikinya di kemudian hari.
• CARA EFEKTIF MENGGUNAKAN E-MAIL
1) Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang sempurna untuk berkomunikasi
2) Yakinkan anda mengirim e-mail yang sempurna pada orang yang sempurna pula
3) Gunakan judul yang “berarti”
4) Batasi isi e-mail hanya pada satu subyek, dan buat sejelas dan seringkas mungkin
5) Batasi jumlah dan ukuran attachments
6) Hapus e-mail yg tidak anda butuhkan dan jangan buka bila anda ragu asal e-mail tsb
7) Responi e-mail secepatnya
8) Pelajari memakai fitur-fitur penting
Penggunaan template pada Project Communications Using
• Using Templates for Project Communications
1) Kebanyakan orang teknis enggan meminta tunjangan .
2) Menggunakan template dalam berkomunikasi sanggup menciptakan penggunaan waktu dan uang menjadi lebih efisien.
3) Organisasi sanggup menciptakan templatenya sendiri atau memalsukan dari orang lain.
Penggunaan software dalam mendukung Project Communications.
• Menggunakan Software untuk Membantu Proyek Komunikasi
1) Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.
2) Hari ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau bekerja jarak jauh sedikitnya memerlukan paruh waktu.
3) Perangkat lunak administrasi proyek meliputi kemampuan gres untuk meningkatkan komunikasi Virtual.
4) Proyek tahun 2002 meliputi fitur edisi perjuangan untuk administrasi portofolio, administrasi sumber daya, dan kerjasama.
Komunikasi yaitu suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain biar terjadi saling menghipnotis diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan memakai kata-kata yang sanggup dimengerti oleh kedua belah pihak. Melalui komunikasi, perilaku dan perasaan seseorang atau sekelompok orang sanggup dipahami oleh pihak lain. Selain itu dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi yang baik sangat penting untuk berinteraksi antar personal maupun antar masyarakat biar terjadi keserasian dan mencegah konflik dalam lingkungan masyarakat.Dalam kekerabatan bilateral antar negara diharapkan juga komunikasi yang baik biar kekerabatan tersebut sanggup berjalan dengan baik dan lancar.
Dari kedua teladan di atas sanggup kita simpulkan bahwa komunikasi sangat penting dalam banyak sekali aspek kehidupan. Contoh lain dalam pendidikan menyerupai kekerabatan dosen dengan mahasiswa,dengan adanya komunikasi,maka kegiatan belajar- mengajar akan berlangsung dengan baik dan lancar.
Proses Project Communications Management
Langkah berikutnya yaitu merencanakan administrasi komunikasi proyek. Manajemen komunikasi proyek dibutuhkan untuk menyosialisasikan kebijakan-kebijakan proyek, hasil-hasil kerja proyek, dan mengkomunikasikan planning berikutnya. Berikut ini langkah-langkah praktisnya :
1. Buat web untuk komunikasi proyek (buat sederhana saja, pake blog wordpress)
2. Buat template-template yang diharapkan untuk komunikasi proyek, contohnya : template gosip program rapat, template untuk undangan, template untuk progress report, dll.
3. Buat planning komunikasi, contohnya : cara melaksanakan rapat, cara melaporkan perkembangan proyek, dll.
4. Melaksanakan planning komunikasi sesuai dengan yang direncanakan.
5. Mengendalikan dan mengevaluasi pelaksanaan komunikasi proyek.
Rencana komunikasi
Perencanaan komunikasi atau communication plan yang terdapat pada proyek Magna Building ini dibagi menjadi dua yaitu secara internal dan eksternal. Untuk komunikasi eksternal dilakukan kepada stakeholder pada proyek ini antara lain komunikasi kepada owner, subkontraktor, supplier, serta pihak terkait lainnya menyerupai penduduk sekitar lokasi proyek. Bentuk komunikasi eksternal yang dipakai antara lain yaitu rapat, laporan, memo, dan lain-lain. Untuk komunikasi internal dilakukan kepada anggota yang terdapat dalam organisasi proyek.Bentuk komunikasi internal dibagi menjadi tiga, yang pertama yaitu formal atau tidak formalnya komunikasi. Untuk komunikasi formal dilakukan melalui rapat dan laporan, sedangkan untuk komunikasi yang tidak formal dilakukan dengan memo serta media telekomunikasi elektronik menyerupai handphone (telepon genggam) dan email (surat elektronik). Bentuk komunikasi internal yang kedua yaitu tertulis atau tidak tertulisnya komunikasi. Untuk komunikasi tertulis sanggup berupa memo atau surat pemberitahuan, sedangkan untuk komunikasi tidak tertulis yaitu bentuk komunikasi yang pribadi dilakukan kepada pihak terkait (tatap muka) tanpa pemberitahuan sebelumnya. Dan bentuk komunikasi internal yang ketiga yaitu komunikasi dilakukan secara vertikal atau horizontal. Untuk komunikasi vertikal merupakan isyarat menyerupai komunikasi project manager (PM) kepada site manager (SM), sedangkan untuk komunikasi horizontal merupakan koordinasi menyerupai komunikasi quality control (QC) dengan safety officer.
Isi planning Communications Management
Informasi yang terkandung dalam Rencana Manajemen Komunikasi (Communication Management Plan ), antara lain :
Kebutuhan-kebutuhan komunikasi stakeholders
Informasi yang akan dikomunikasikan, termasuk formatnya, isinya dan level detailnya
Orang yang bertanggung jawab untuk memperlihatkan informasi yang dimaksud
Orang yang harus mendapatkan informasi yang dimaksud
Frekuensi/jadwal untuk menghasilkan informasi,misalkan mingguan, tiap tanggal 1, dst
Metoda untuk mendapatkan informasi, menyerupai memo, email, telepon, dsb
Metoda untuk memperbaharui planning administrasi komunikasi sejalan dengan kemajuan dan pembangunan proyek
Metoda untuk menuntaskan kasus yang tidak sanggup diselesaikan di level bawah
Distribusi Informasi
Dilakukan mengingat pentingnya mendapatkan informasi proyek bagi orang yang tepat, pada waktu yang sempurna dengan format yang padat informasi
Manajer proyek dan tim proyek harus sanggup menetapkan cara terbaik untuk mendistribusikan informasi proyek
Isu penting dalam Distribusi Informasi:
Penggunaan teknologi
Cara formal atau informal
Penanganan informasi yang sangat penting biar sanggup didistribusikan dengan efektif dan sempurna waktu
Memilih media yang cocok untuk berkomunikasi
Pemahaman akan teknik komunikasi individual atau berkelompok
Teknik memberikan gosip “buruk”
Pengaturan jumlah jalur komunikasi
Pelaporan Performance
Informasi yang terkandung didalamnya, antara lain :
Status reports, yang berisi ihwal sejauh mana proyek sudah berjalan dalam kerangka ruang lingkup, waktu dan biaya. (Sudah berapa biaya yang digunakan, berapa usang waktu yang dibutuhkan untuk menuntaskan sebuah aktivitas, apakah pekerjaan sudah dilaksana sesuai rencana,dsb)
Progres reports menggambarkan sejauh mana tim proyek sudah menuntaskan pekerjaannya. Biasanya berupa laporan rutin
Peramalan, berisi citra kecenderungan proyek akan berhasil atau tidak menurut apa yang sudah dikerjakan hingga titik tertentu saat proyek sudah berjalan ( Ingat EVM! )
Administrative Closure
Proyek atau fase, sehabis baik mencapai tujuan atau sedang tidak boleh untuk alasan lain, membutuhkan penutupan. Penutupan Administrasi terdiri dari verifikasi dan mendokumentasikan hasil proyek untuk meresmikan penerimaan produk dari proyek oleh sponsor, klien, atau pelanggan. Ini meliputi pengumpulan catatan proyek, memastikan bahwa mereka mencerminkan spesifikasi final, analisis keberhasilan proyek dan efektivitas, dan pengarsipan informasi untuk penggunaan masa depan. Penutupan kegiatan administratif tidak harus ditunda hingga penyelesaian proyek. Setiap tahap dari proyek harus benar tertutup untuk memastikan bahwa penting dan informasi yang mempunyai kegunaan tidak hilang.
Mode penanganan konflik
Bila anda telah melaksanakan identifikasi dan pembagian terstruktur mengenai konflik yang terjadi serta imbas yang ditimbulkan, maka anda harus mempunyai langkah ataupun seni administrasi untuk mengatasi konflik tersebut. Jika anda belum mempunyai strategi, di bawah ini akan dibahas 5 pendekatan atau model penyelesaian konflik menurut pendapat Dr. William Hendricks, yang sanggup anda gunakan sesuai dengan kondisi konflik yang terjadi.
1. Model penyelesaian konflik dengan mempersatukan (Integrating)
Individu yang menentukan model ini perlu melaksanakan tukar menukar informasi. Pada pendekatan ini diharapkan adanya harapan untuk mengamati perbedaan dan mencari solusi yang sanggup diterima oleh semua kelompok. Model penyelesaian konflik jenis ini secara tipikal diasosiasikan dengan pemecahan masalah, efektif bila isu konflik yaitu kompleks.
2. Model penyelesaian konflik dengan kerelaan untuk membantu (obliging)
Penyelesaian konflik model obliging menempatkan nilai yang tinggi untuk orang lain sementara dirinya sendiri dinilai rendah. Model ini sanggup anda gunakan sebagai seni administrasi yang sengaja dimunculkan untuk mengangkat atau menghargai orang lain, biar mereka merasa lebih baik dan bahagia terhadap isu konflik.
3. Model penyelesaian konflik dengan mendominasi (dominating).
Model dominating yaitu lawan dari model obliging, penekanannya pada diri sendiri. Di mana kewajiban bisa diabaikan oleh harapan pribadi, model mendominasi ini meremehkan kepentingan orang lain. Model ini yaitu seni administrasi yang efektif bila suatu keputusan yang cepat dibutuhkan atau bila dilema tersebut kurang penting.
4. Model penyelesaian konflik dengan menghindar (avoiding).
Para penghindar tidak menempatkan suatu nilai pada diri sendiri ataupun orang lain. Model ini yaitu seni administrasi menghindar dari persoalan. Penyelesaian konflik model ini mempunyai aspek negatif diantaranya menghindar dari tanggung jawab atau mengelak dari suatu isu.
5. Model penyelesaian konflik dengan kompromis (compromising).
Dalam model ini perhatian pada diri sendiri maupun orang lain berada dalam tingkatan yang sedang. Hal ini yaitu orientasi jalan tengah. Dalam model kompromi, setiap orang mempunyai sesuatu untuk diberikan dan siap mendapatkan sesuatu.
Menjalankan rapat dan memakai e-mail secara efektif.
Rapat merupakan salah satu cara berkomunikasi dalam sebuah organisasi. Di sebuah perusahaan, rapat juga berfungsi untuk membantu para manajer dalam memantau kinerja operasional anak buahnya, atau dalam melaksanakan koordinasi dengan bawahan atau tim yang lain. Walaupun demikian penting, rapat juga kadang menjadi kegiatan yang menyita energi dan banyak waktu.
Efektivitas dan keberhasilan sebuah rapat, secara pribadi dipengaruhi oleh kecermatan pemimpin rapat dan peserta rapatnya. Sering kali sebuah rapat tidak menghasilkan keputusan atau kesimpulan apa-apa. Rapat yang tidak menghasilkan keputusan, merupakan rapat yang tidak didukung dengan perencanaan yang baik. Lalu bagaimana caranya biar rapat sanggup terselenggara secara efektif dan membuahkan hasil? Berikut ini yaitu cara biar rapat sanggup berjalan dengan efektif :
1. Tentukan apakah memang perlu diadakan rapat. Ini penting diketahui, alasannya yaitu sering kali beberapa permasalahan atau kordinasi sanggup diselesaikan melalui diskusi singkat sambil kemudian saja. Bila tidak ada yang sangat perlu dibahas, didiskusikan, atau dieavaluasi bersama-sama, maka sebaiknya tidak perlu mengadakan rapat.
2. Tetapkan tujuan atau sasaran rapat. Ini perlu untuk menciptakan rapat berjalan pada koridornya.
3. Tentukan waktu rapat. Sesuaikan waktu rapat dengan acara pembicaraan. Jangan hingga waktu rapat jadi berlama-lama sehingga memakan jatah waktu untuk mengerjakan yang lain.
4. Siapkan acara atau daftar acara. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar program rapat secara tertulis. Dalam acara itu cantumkan juga topik yang ingin dibahas dalam rapat, nama peserta yang hadir, waktu dan kawasan lokasi rapat, dan hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta.
5. Mulai dan akhiri rapat sempurna waktu. Ciptakan reputasi sebagai seseorang yang memulai dan mengakhiri rapat sesuai jadwal. Dengan demikian rekan kerja akan menaruh respek kepada Anda. Jika ada peserta rapat yang tiba terlambat, peserta yang lain tidak perlu menunggu.
6. Minimalkan jumlah peserta yang hadir. Rapat akan lebih efektif bila menghadirkan peserta tidak lebih dari 6–7 orang. Hasil keputusan akan sulit dicapai bila peserta yang hadir terlalu banyak.
7. Catatlah jalannya rapat. Pastikan semua topik dibahas, dan arahkan rapat ke arah pengambilan keputusan. Tetaplah berada pada acara yang telah disiapkan. Pastikan semuanya terkendali.
8. Peserta rapat mungkin mempunyai pandangan yang berbeda mengenai sesuatu. Untuk sanggup mengakomodasi kepentingan organisasi, galilah potensi semua peserta. Rapat akan timpang dan kurang sehat bila semua topik didominasi oleh satu-dua orang saja. Rapat harus sanggup mengakomodasi bunyi semua peserta rapat.
9. Kelola konflik dengan bijak. Bila rapat cenderung diselingi perdebatan antarsesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang
bisa bersikap netral untuk jadi penengah dalam rapat tersebut.
10. Take a break. Kerumitan acara rapat menciptakan peserta jenuh atau otak mereka jadi lelah. Izinkan peserta untuk keluar, biar sekembalinya mereka dari rehat, rapat sanggup dilanjutkan kembali dengan ide-ide segar.
11. Buat kesimpulan hasil simpulan rapat. Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk menciptakan catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan, beberapa hal yang telah disetujui, serta beberapa seni administrasi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.
12. Kembangkan planning tindak lanjut dan berikan penugasan atas seni administrasi yang telah ditetapkan.
13. Evaluasi hasil rapat. Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting biar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan sanggup memperbaikinya di kemudian hari.
• CARA EFEKTIF MENGGUNAKAN E-MAIL
1) Yakinkah bahwa e-mail merupakan media yang sempurna untuk berkomunikasi
2) Yakinkan anda mengirim e-mail yang sempurna pada orang yang sempurna pula
3) Gunakan judul yang “berarti”
4) Batasi isi e-mail hanya pada satu subyek, dan buat sejelas dan seringkas mungkin
5) Batasi jumlah dan ukuran attachments
6) Hapus e-mail yg tidak anda butuhkan dan jangan buka bila anda ragu asal e-mail tsb
7) Responi e-mail secepatnya
8) Pelajari memakai fitur-fitur penting
Penggunaan template pada Project Communications Using
• Using Templates for Project Communications
1) Kebanyakan orang teknis enggan meminta tunjangan .
2) Menggunakan template dalam berkomunikasi sanggup menciptakan penggunaan waktu dan uang menjadi lebih efisien.
3) Organisasi sanggup menciptakan templatenya sendiri atau memalsukan dari orang lain.
Penggunaan software dalam mendukung Project Communications.
• Menggunakan Software untuk Membantu Proyek Komunikasi
1) Ada banyak perangkat lunak untuk membantu dalam proyek komunikasi.
2) Hari ini lebih dari 37 persen orang berkomunikasi atau bekerja jarak jauh sedikitnya memerlukan paruh waktu.
3) Perangkat lunak administrasi proyek meliputi kemampuan gres untuk meningkatkan komunikasi Virtual.
4) Proyek tahun 2002 meliputi fitur edisi perjuangan untuk administrasi portofolio, administrasi sumber daya, dan kerjasama.
Sumber http://ronald-koeman.blogspot.com/
